Facebook może być doskonałym narzędziem do budowania wizerunku urzędu. Ale może być też prostym kanałem komunikacyjnym między urzędem a obywatelami. Gdy w 2011 roku w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim zakładaliśmy na Facebooku
profil „Wyrób paszport”, myśleliśmy przede wszystkim o tym, by nasi klienci mogli w najłatwiejszy i najszybszy sposób zdobyć informacje dotyczące procedur paszportowych. Media społecznościowe okazały się rozwiązaniem idealnym.
Dzięki profilowi na FB wszyscy zainteresowani mogą jeszcze przed przyjściem do urzędu dowiedzieć się, jakie dokumenty powinni ze sobą zabrać. Każdą osobę, która zadaje nam pytanie, traktujemy indywidualnie. Staramy się nie przywoływać przepisów, ale w przystępny sposób tłumaczyć, jak odnoszą się one do konkretnej sytuacji. Rozwiewamy wątpliwości, wyjaśniamy i doradzamy. Robimy to 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu – nie tylko w godzinach pracy urzędu. Odpowiedź przekazujemy tak szybko, jak to tylko możliwe.
To, że po informację w sprawie paszportu nie trzeba dzwonić ani przychodzić do biura paszportowego, z pewnością szczególnie ważne jest dla osób, które nie mieszkają w Polsce:
-Mój stary paszport stracił datę ważności... Dlatego chciałabym wyrobić nowy... Obecnie przebywam w Londynie... Czy żeby złożyć wniosek o wydanie nowego paszportu, muszę być osobiście w Pl? Czy mogę wypełnić tutaj wniosek i wysłać do państwa ze zdjęciem i podpisem? Jaki jest koszt wyrobienia takiego paszportu?
-Szanowna Pani, może Pani złożyć wniosek paszportowy w dowolnym konsulacie polskim, bez konieczności powrotu do kraju. Wymagane formalności znajdzie Pani na stronie internetowej wybranego konsulatu. Przypominam, że ze względu na konieczność pobrania odcisków palców wniosek można złożyć tylko osobiście.
Nieraz mierzymy się z dość skomplikowanymi sytuacjami:
-Co zrobić w sytuacji, gdy dziecko wraz z matką przebywa za granicą, ojciec dziecka jest w Polsce, a dziecku skończyła się ważność paszportu? Czy wystarczy, jeśli ojciec prześle matce dziecka notarialnie poświadczoną zgodę na wydanie paszportu dla dziecka i przedłoży się ją w konsulacie przy składaniu wniosku paszportowego? Czy może inaczej należy to rozwiązać?
-Przy składaniu wniosku może być obecne jedno z Państwa – wówczas rodzic, który jest obecny, przedstawia pisemną zgodę drugiego rodzica (zgodę na wydanie paszportu). Własnoręczność podpisu drugiego rodzica musi być poświadczona – albo przez notariusza, albo przez pracownika organu paszportowy (organem tym za granicą jest konsul, w kraju wojewoda, przy czym nie musi to być wojewoda małopolski).
czy:
-Mieszkam za granicą i na kilka dni przyjeżdżam do Krakowa, czy mogę złożyć wniosek o paszport powiedzmy w sierpniu, a odebrać go, jak będę następnym razem, tj. w Boże Narodzenie? Zdaję sobie sprawę, że może być ważny powiedzmy od IX 2015, a ja go odbiorę dopiero w grudniu. Tak naprawdę ważność kończy się dopiero na wiosnę 2015, ale nie wiem, czy jak złożę w Boże Narodzenie, to zdążę w 2 tyg. go wyrobić, bo jest napisane, że i miesiąc to może potrwać, choć przypuszczam, że w zimie szybciej się to odbywa niż latem. Czy prawdą jest, że do niektórych państw egzotycznych, np. Tajlandia, aby wjechać, trzeba mieć paszport ważny jeszcze przynajmniej pół roku naprzód?
-Paszport będzie na Panią czekał w depozycie. Oczywiście może Pani złożyć wniosek o nowy paszport, gdy poprzedni jest jeszcze ważny (przy odbiorze ten „stary” zostanie anulowany). Na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych w poradniku „Polak za granicą” znajdzie Pani listę krajów wraz z zasadami wjazdu.
Zdarza się nam otrzymywać pytania nietypowe, np.:
--Chciałabym zapytać, czy istnieje możliwość wyrobienia paszportu z nowym nazwiskiem przed jego formalną zmianą? (Chciałabym wyjechać za granicę zaraz po ślubie i chciałabym mieć już dokument z nowym nazwiskiem).
-Szanowna Pani, składając wniosek o paszport musi Pani już dysponować decyzją o zawarciu związku małżeńskiego i zmianie danych.
Obsługą FB zajmuje się Oddział ds. Współpracy z Mediami i Komunikacji Społecznej we współpracy z Oddziałem Paszportowym.