Fundusze Europejskie wpływają na szereg obszarów naszego życia. Dzięki nim udaje się też usprawniać funkcjonowanie administracji. Właśnie ten aspekt był tematem otwartego seminarium #ZmieniamyAdministrację, które Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie zorganizował w ramach Dni Otwartych Funduszy Europejskich.

MUW z DOFE
Dni Otwarte Funduszy Europejskich to ogólnopolska akcja koordynowana przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju, mająca na celu zaprezentowanie mieszkańcom efektów inwestycji przeprowadzonych z unijnym wsparciem. W ramach DOFE w całej Polsce odbywają się koncerty, imprezy, warsztaty i inne przedsięwzięcia prezentujące projekty zrealizowane dzięki unijnemu dofinansowaniu.

- Bierzemy udział w Dniach Otwartych Funduszy Europejskich, by pokazać nową jakość w administracji – jakość, którą udaje się nam umacniać i poszerzać m.in. dzięki Funduszom Europejskim. Wspólnie zmieniamy administrację. Na seminarium, które zorganizowaliśmy w ramach Dni Otwartych Funduszy Europejskich, chcemy szerzej zaprezentować dobre praktyki, które udało nam się wypracować, a także korzyści płynące z e-administracji – mówi Tomasz Ocetkiewicz, zastępca dyrektora Wydziału Administracji i Logistyki Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie.

W programie seminarium #ZmieniamyAdministrację znalazły się następujące zagadnienia, omówione przez ekspertów z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie:

• Nowa administracja w świetle Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju,
• „Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce” – prezentacja projektu dofinansowanego w ramach RPO 2014-2020,
• E-administracja – bilans korzyści na przykładzie EZD PUW,
• Wdrażanie EZD od podstaw – na przykładzie Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Krakowie.

Urząd bliżej mieszkańców
W oparciu o środki europejskie Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie w latach 2014-2015 zrealizował projekt „Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce – etap I. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”. Projekt miał wartość 10 075 00 zł, zaś dofinansowanie wyniosło 5 037 483 zł. W jego realizacji wziął udział MUW oraz Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska i Wojewódzka Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa. W ramach pierwszego etapu uruchomiliśmy 90 e-usług.

Aktualnie realizujemy drugi etap projektu. Całkowita wartość tego etapu to 21 525 420 zł, z czego dofinansowanie ze środków unijnych wynosi 16 144 065 zł, zaś 5 381 355 zł pochodzi z budżetu państwa. Termin realizacji projektu: 1 maja 2017 r. – 31 grudnia 2019 r. Wśród naszych partnerów jest Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Krakowie oraz 6 jednostek administracji zespolonej w województwie małopolskim (m.in. Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków i Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego). W ramach drugiego etapu planujemy uruchomienie 80 nowych e-usług.

Projekt zakłada podniesienie standardów instytucji administracji rządowej w oparciu m.in. o:

• informatyzację procedur wewnętrznych w urzędach,
• podniesienie poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• stosowanie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją,
• rozbudowę istniejącego systemu udostępniania e-usług publicznych,
• poprawę warunków składowania, archiwizacji i zabezpieczenia danych,
• wdrożenie systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD PUW) w kolejnych jednostkach administracji publicznej w województwie małopolskim.
  

- Dzięki projektowi, który realizujemy, poszerzamy katalog dostępnych e-usług. Urząd jest bliżej mieszkańców. Przed nami jeszcze długa droga, ale już teraz można zauważyć, jak ogromną zmianą – zarówno dla naszych klientów, jak i dla naszego Urzędu – było zwiększenie wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej i Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – podkreśla dyrektor Tomasz Ocetkiewicz.

Rewolucja EZD
EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, to nazwa narzędzia, od którego wszystko się zaczęło. Jest to jednolity system teleinformatyczny, co w praktyce oznacza, że wszystkie urzędy korzystają z tego samego narzędzia. Umożliwia on urzędnikom sprawne i szybkie wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentacji elektronicznej.

System EZD powstał w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, a następnie został wdrożony m.in. w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Jest systemem darmowym, wspólnie rozwijanym przez polską administrację.

Praca z EZD oznacza, że segregatory i papierowe akta nie są już tak często widywane w urzędzie. Życie dokumentu w danej jednostce zaczyna się bowiem od jego zeskanowania. Odwzorowanie cyfrowe opatrzone odpowiednimi danymi (tzw. metadanymi) pozwala na szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów w urzędzie, a także efektywniejsze przechowywanie danych oraz zarządzanie nimi (filtrowanie, przetwarzanie, raportowanie itp.). Wypracowane w ramach EZD rozwiązania są przy tym ujednolicone i mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Ponadto łatwiejszy jest dostęp do akt sprawy, a każdą czynność urzędnika odnotowuje sam system.

- Wdrożenie EZD i wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji przez e-PUAP jako podstawowego sposobu komunikacji między jednostkami administracji publicznej okazało się niemal krokiem milowym. To nowa jakość w administracji: bardziej przejrzyste i łatwiejsze zarządzanie danymi, ogromne usprawnienie, a także oszczędność zarówno czasu,
jak i pieniędzy. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie jest w tym zakresie liderem w skali kraju. Naszymi doświadczeniami chcemy teraz dzielić się z innymi jednostkami – podsumowuje Tomasz Ocetkiewicz.