Gdy jedno z rodziców przebywa w kraju Unii Europejskiej, Islandii, Norwegii, Liechtensteinie czy Szwajcarii, a drugie pozostaje w Polsce, należy ustalić, który kraj jest właściwy do wypłacenia świadczeń rodzinnych i wychowawczych. Mówimy wtedy o tzw. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Dotychczas zadanie to było wykonywane przez marszałków województw. Od 1 stycznia 2018 roku realizują je wojewodowie.
Ponieważ artykuł na
wp.pl
w najmniejszym stopniu nie pokazuje, z czym musiał się zmierzyć Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, przejmując to zadanie – po raz kolejny przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienia. Dodajmy, że na przykładzie naszego województwa (w szczególności – wobec skali zaległości, które przejęliśmy od Regionalnego Ośrodka Opieki Społecznej w Krakowie), wyraźnie widać, jak bardzo potrzebne były zmiany dotyczące spraw związanych z koordynacją.
Podajmy liczby:
- na dzień 1.01.2018
przejęliśmy ok. 69 tys. spraw niezałatwionych przez Regionalny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie,
- wg spisu ROPS-u na 29.12.2017 r. w tej liczbie było
ok. 21 600 niezałatwionych spraw dotyczących wypłaty 500 plus, w tym z I okresu świadczeniowego 2016/2017 – 9 600, a z II – 12 000.
To są sprawy niezałatwione z lat poprzednich, a na bieżąco wpływają do nas nowe. Skala zaległości jest ogromna.
W styczniu przystąpiliśmy do bardzo ciężkiej pracy, aby ten proces usprawnić, bo nie ukrywajmy, że realizacja zadania wymagała gruntownej reorganizacji i wprowadzenia podstawowych zmian oraz uporządkowania spraw.
Dla przyśpieszenia załatwiania wniosków podjęliśmy szereg działań, m.in.:
-
szkolimy się z zakresu prawa unijnego i krajowego w zakresie koordynacji świadczeń rodzinnych i wychowawczych oraz w zakresie użytkowania aplikacji informatycznej przeznaczonej do obsługi świadczeń;
- wprowadziliśmy
w całości elektroniczne prowadzenie dokumentacji dla ułatwienia poruszania się wśród tysięcy dokumentów;
- w porozumieniu z Ministerstwem Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wprowadziliśmy
nowe rozwiązania systemowe usprawniające współpracę z gminami w kompletowaniu przez nie informacji i dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia wniosku – dzięki nowemu rozwiązaniu wnioskodawca nie musi przyjeżdżać do Krakowa czy Nowego Sącza lub Tarnowa; pracownik ośrodka pomocy społecznej lub urzędu gminy wyjaśni wszystkie ewentualne wątpliwości, odbierze brakujące informacje czy dokumenty; warto, aby wnioskodawca, będąc potencjalnym beneficjentem świadczeń w ramach koordynacji (kiedy członek rodziny pracuje bądź przebywa za granicą), nawiązał kontakt z pracownikiem gminy i przygotował kompletny wniosek przy jego pomocy;
- wiedząc o tym, że duża liczba niezałatwionych wniosków generuje dużą liczbę interwencji, skarg i zapytań, w celu poprawy standardów informowania,
przygotowaliśmy dla klientów formularz kontaktowy i infolinię, gdzie udzielamy informacji w indywidualnych sprawach – w najmniejszym możliwym zakresie angażując pracowników, co w efekcie pozwala na maksymalne skoncentrowanie na działaniach bezpośrednio związanych z analizą spraw czy przygotowaniem dokumentów oraz przyśpiesza tempo ich załatwiania;
- w tym samym celu skróciliśmy godziny przyjęć stron z 8 do 3 godzin dziennie w każdym Oddziale, podkreślając jednocześnie, że w związku z wdrożeniem procedury ścisłej współpracy z organami właściwymi/ośrodkami pomocy społecznej wszystkie sprawy w zakresie koordynacji
można osobiście załatwić w gminie i nie wymaga to wizyty w siedzibie Urzędu Wojewódzkiego;
- ponadto uruchomiliśmy w trzech lokalizacjach
numery telefonów wyłącznie dla pracowników gmin, w celu konsultowania wątpliwości, konkretnych spraw z pracownikami MUW, umożliwiające wsparcie przy wdrażaniu nowych zasad współpracy z gminami;
-
zwiększyliśmy liczbę pracowników załatwiających wnioski, przesuwając ich też czasowo z innych komórek organizacyjnych Wydziału Polityki Społecznej i zatrudniając nowych w ramach środków wygospodarowanych przez Wojewodę; wraz z przejęciem od Marszałka Województwa Małopolskiego zadania koordynacji świadczeń rodzinnych i wychowawczych przejęto 62 pracowników, którzy załatwiają zarówno wnioski 500+, jak i wnioski o świadczenia rodzinne; obecnie po zwiększeniu zatrudnienia jest to 74 czynnych pracowników (dane na 25.05.2018); w dalszym ciągu będziemy tę liczbę zwiększać i prowadzić kolejne nabory;
- poprzez utworzenie trzech samodzielnych oddziałów pracy, w całości prowadzących postępowanie: w Krakowie , Tarnowie i Nowym Sączu i przeszkolenie pracowników w tym zakresie, czyli
przyjęcie zupełnie odmiennych rozwiązań organizacji pracy od tych istniejących w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej, faktycznie zwiększyliśmy liczbę pracowników załatwiających sprawy;
-
upraszczamy sposoby załatwiania wniosku, wzory stosowanych dokumentów, zaś od połowy maja wdrażamy system generowania decyzji w oparciu o przygotowane szablony z wykorzystaniem funkcjonalności aplikacji informatycznej i danych w niej zawartych.
Podkreślmy, że załatwienie sprawy rozpatrywanej w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest postępowaniem wymagającym dłuższego czasu niż te prowadzone przez gminy.
Należy w pierwszej kolejności ustalić charakter pobytu i ewentualnej aktywności zawodowej za granicą członka rodziny lub rodzica, a następnie ustalić aktywność zawodową wnioskodawcy w Polsce oraz miejsca zamieszkania dzieci. Sprawa w części ustalania koordynacji i kraju pierwszeństwa wydaje się więc prosta, pod warunkiem posiadania przez nas kompletnych informacji w powyższych kwestiach. Dopiero po tym etapie rozpoczyna się, analogiczne jak w gminie, postępowanie w zakresie spełniania przesłanek do uzyskania świadczeń wychowawczych, czyli w większości przypadków również badanie sytuacji dochodowej rodziny.
Niestety w sytuacji, gdy pojedynczych „prostych” spraw jest tak wiele, nie jesteśmy w stanie ich załatwić tak szybko, jak to wynika z analizy sytuacji w każdej ze spraw oddzielnie.
Ze względu jednak na konieczność ustalenia w wielu przypadkach dochodu zagranicznego, konkretnych okresów zatrudnienia/przebywania na terenie UE, EOG, Szwajcarii są to często skomplikowane i złożone sprawy.
Wiemy, że klienci Urzędu czekają na sfinalizowanie swoich spraw, ale prosimy o wyrozumiałość.
Już możemy powiedzieć, że cały czas, wraz z nabywaniem sprawności przez pracowników,
zwiększa się tempo załatwiania spraw. W stosunku do początków realizacji zadania, w maju nasza efektywność wzrosła o około 180% (do poziomu około 700 spraw załatwianych tygodniowo).
Dokładamy wszelkich starań, aby gminy mogły jak najszybciej przystąpić do wypłacania wszystkich należnych świadczeń.
Jak łatwo się domyślić, wobec skali zadania, przede wszystkim zaś wobec skali zaległości – nie jest to jednak łatwe.